Dicas de como organizar um Evento Corporativo

1. Organize-se na hora de oferecer um evento.
Tenha uma estratégia. Mais do que agradar e fazer networking, os eventos são uma forma de marketing.

2. Quer planejar um evento corporativo?
Planejar um evento, seja ele qual for, requer listas de prioridades. Pense nas metas e o tipo esperado de resultado. Com isso bem definido, imprima o plano e coloque-o em local visível.

3. Organizou seu calendário de eventos?
Crie um calendário com os prazos. Assim você garante que os objetivos sejam alcançados a tempo.

4. Amplie suas possibilidades na hora de montar seu evento.
Escolha datas possíveis para que seu evento ocorra. Assim, você terá maiores opções de diálogo quando for confirmar com os interessados.

5. Os pequenos detalhes contam.
Crie uma lista de convidados e uma agenda de eventos. Isso ajudará a simplificar as opções para o lugar da celebração e o orçamento.

6. Encante seus clientes.
Participe da organização assim como participou da elaboração. Conheça todos os funcionários que participarão do evento e dê as coordenadas de como eles devem agir.

7. Seja mais do que proativo – seja participativo.
Não centralize as funções: delegue tarefas a outras pessoas. Deixe que elas cumpram suas atividades de forma independente e organize reuniões periódicas para se informar sobre os progressos.

8. Saiba se sua equipe é responsável.
Organize uma reunião na manhã do evento – pode ser para informação ou motivação. Garanta que sua equipe saiba quais são suas responsabilidades.

9. Valorize a experiência alheia na hora de contratar fornecedores.
Encaminhe seu plano ou programa de eventos aos fornecedores potenciais. Consulte outras empresas que organizaram eventos parecidos e que utilizaram os serviços desses mesmos provedores.

10. Qualificação da equipe é essencial.
Busque uma equipe qualificada. Responsabilidade, pontualidade, consistência, criatividade, boas práticas de trabalho e flexibilidade na negociação de custos são essenciais.

11. Preocupado com o orçamento de seu evento?
O orçamento às vezes pode ir além do acordado. Para evitar que isso ocorra, acompanhe os custos de perto, sempre compare os preços dos fornecedores e nunca esqueça de perguntar sobre possíveis cargos adicionais. Lembre-se de pedir por escrito todas as tarifas dos serviços.

12. Admita uma margem de erros.
Controlar o orçamento é importante, mas não convém ser mesquinho. Sempre que possível, tenha uma margem maior de tempo (e verbas) para corrigir possíveis imprevistos.

13. Procure o lugar perfeito.
O ambiente do evento é tão importante quanto as conversas de negócios. Ele deve possibilitar um clima agradável, com espaço compatível com a quantidade de funcionários e de convidados. Pense que as pessoas precisam descansar, apoiar utensílios como taças e copos, e também circular.

14. Não basta só escolher o lugar. Vá conhecê-lo.
Depois de escolher o lugar, visite-o, para ter ideia de como é. No dia do evento, chegue antecipadamente e realize uma inspeção completa para garantir que tudo está pronto para começar.

Fonte: Rosa Rosarum